ระบบ POS คืออะไร?

Point Of Sale หรือเรียกกันสั้นๆ ว่า POS นั้น คือการเก็บข้อมูลการขาย และข้อมูลการบันทึกค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้น เมื่อมีการขายสินค้า การบริการ โดยทั่วไปแล้ว POS นั้นจะมีความเกี่ยวข้องกับเทคโนโลยี หรืออุปกรณ์ เช่น คอมพิวเตอร์ การอ่านบาร์โค๊ต การอ่านแถบแม่เหล็ก หรือหลายๆ เทคโนโลยีผสมกัน เป็นต้น

ระบบ POS

POS คือ ระบบขายหน้าร้าน ชื่อเต็มของ POS คือ Point of sale ซึ่งหมายถึง จุดขายหรือจุดชำระเงิน ตรงแคชเชียร์ ซึ่งนำหลักการของเครื่องคิดเงิน (Cash Register) มาเขียนโปรแกรมพัฒนาบนคอมพิวเตอร์ แล้วเพิ่มเติมความสามารถต่างๆที่เครื่องเก็บเงินทำไม่ได้ เช่น สามารถตัดสต็อกได้ ดูความเคลื่อนไหวต่างๆของสินค้า หรือ ระบบสมาชิก ตลอดจนดูข้อมูลผ่านอินเตอร์เน็ท ซึ่งความสามารถเหล่านี้ เครื่องเก็บเงินไม่สามารถทำได้ ถึงแม้ว่าเครื่องเก็บเงินในปัจจุบัน ได้พัฒนารูปทรงให้เหมือนคอมพิวเตอร์ บางยี่ห้อทำเป็นหน้าจอระบบสัมผัสได้ แต่ข้างในยังเป็นเครื่องเก็บเงินอยู่ คือไม่มี Harddisk ถึงจะเปลี่ยนรูปทรงอย่างไร ก็ไม่ใช้เครื่องคอมพิวเตอร์อยู่ดี

POS เป็นโปรแกรมขายหน้าร้านโดยเฉพาะ ไม่ใช้เป็นโปรแกรมบัญชี(Accounting Software) การทำงานจะแตกต่างกัน

ระบบ POS ประกอบด้วย 2 ส่วน คือ

1.ส่วนของโปรแกรม (Software) มีหน้าที่เก็บข้อมูลการขาย และ ข้อมูลสต็อกเป็นหลัก โดยจะเก็บข้อมูลทุกอย่างเกี่ยวกับการขายทั้งหมด เช่น ข้อมูลของสมาชิก ยอดซื้อสะสม ของลูกค้าที่มาใช้บริการในแต่ละวัน ดังนั้นโปรแกรม POS ที่ดี ควรใช้โปรแกรมฐานข้อมูลขนาดใหญ่โดยเฉพาะ เช่น MySQL Server , SQL Server เป็นต้น

2.ส่วนของอุปกรณ์ (Hardware) ซึ่งประกอบด้วย

คอมพิวเตอร์ ( POS Terminal ) เป็นตัวประมวลผล ทุกอย่างเกียวกับโปรแกรม POS

จอภาพ ( Monitor ) ที่แสดงการทำงานของโปรแกรม อาจจะเป็นจอ LCD ปกติ หรือ Touch Screen ก็ได้

เครื่องพิมพ์ใบเสร็จ (Slip Printer) มีหน้าที่พิมพ์ใบเสร็จรับเงินให้กับลูกค้า มีทั้งแบบความร้อน และ แบบหัวเข็ม

เครื่องอ่านบาร์โค้ด ( Barcode Scanner ) แบบ Laser มีหน้าที่อ่านรหัสแท่ง หรือ รหัสบาร์โค้ดของสินค้า

ลิ้นชักเก็บเงิน ( Cash Drawer ) สำหรับไว้เก็บเงินทอนให้กับลูกค้า จะทำงานเชื่อมกันกับ Slip Printer

จอแสดงราคา ( Customer Display ) จะแสดงราคา และ เงินทอนให้กับลูกค้า
อุปกรณ์ Hardware ไม่จำเป็นต้องใช้ทั้งหมดแล้วแต่ธุรกิจ และ ความต้องการการ เช่น ร้านอาหาร ไม่จำเป็นต้องใช้เครื่องอ่านบาร์โค้ด เป็นต้น

ประเภทของโปรแกรมเก็บเงินหน้าร้าน

แบบที่ 1 เป็นโปรแกรมเก็บเงินหน้าร้านโดยเฉพาะ ( POS หรือ Point of sale )

โปรแกรมประเภทนี้จะถูกออกแบบและพัฒนาโปรแกรม มาเพื่องานขายหน้าร้านโดยเฉพาะ การทำงานจะง่ายและไม่ซับซ้อน มีความหยืดหยุ่นสูงกว่า เน้นการทำงานที่รวดเร็วในการขาย

วิธีสังเกตุของโปรแกรมประเภทนี้ หน้าตาโปรแกรมจะสบายตา ไม่เป็นตารางๆ ออกแบบหน้าตาโปรแกรมให้ใช้งานง่าย จะไม่มีคำว่า ลูกหนี้ เจ้าหนี้ หรือคำอื่นๆที่เป็นภาษาบัญชี จะมีไม่กี่บริษัทที่ทำโปรแกรม POS โดยเฉพาะ

POS เหมาะสำหรับร้านค้าทั่วไป ที่เป็นเจ้าของคนเดียว หรือ เป็นนิติบุคคล ที่จ้างสำนักงานบัญชีภายนอก ทำบัญชี ส่งให้สรรพากรอีกที

แบบที่ 2 เป็นโปรแกรมบัญชี ที่มีส่วนของหน้าร้าน ( Accounting Software)

โปรแกรมประเภทนี้ จะใช้การหลักทำงานของโปรแกรมบัญชีทั้งหมดมาใช้กับงานขายหน้าร้าน ซึ่งโปรแกรมเก็บเงินส่วนใหญ่ในตลาดเป็นแบบนี้ ทำให้มีความยุ่งยากในการใช้งานมาก ไม่คล่องตัว มีข้อจำกัดเยอะ มีขั้นตอนในการใช้งานมาก

วิธีสังเกตุของโปรแกรมประเภทนี้ ดูได้จากคำว่า ลูกหนี้ , เจ้าหนี้ , ใบเสนอราคา หรือ ระบบเช็คธนาคาร เป็นต้น

เหมาะสำหรับร้านค้าที่เป็นรูปบริษัท และ ทำบัญชีส่งสรรพากรเอง ไม่เหมาะอย่างยิ่งกับบุคลธรรมดา หรือร้านค้าขนาดเล็ก เพราะโปรแกรมถูกออกแบบมาเพื่อ ให้มีการทำงานของหลายๆแผนก โดยเฉพาะแผนกบัญชี ที่ต้องนำข้อมูลทั้งหมดนี้ ไปทำงบการเงินส่งสรรพากรอีกที

ดังนั้นโครงสร้างของโปรแกรม จึงไม่เหมือนกัน วิธีการคิดและวิธีออกแบบโปรแกรมก็ต่างกันมาก เพราะแต่ละโปรแกรมถูกพัฒนาขึ้นมา มีจุดประสงค์ไม่เหมือนกัน

สรุปว่า ถ้าเราเปิด ร้านค้าทั่วไป เป็นบุคคลธรรมดา แนะนำให้ใช้โปรแกรมเก็บเงินหน้าร้านโดยเฉพาะ (POS)

ถ้าเปิดเป็นรูปบริษัท แต่จ้างสำนักงานบัญชีภายนอกทำงบส่งสรรพากร แนะนำให้ใช้โปรแกรม (POS)

ถ้าเปิดเป็นรูปบริษัท และ ทำบัญชีส่งสรรพากรเอง แนะนำให้ใช้โปรแกรมบัญชี ที่มีส่วนของหน้าร้าน